ageing

¿Cómo vamos de deuda vencida? ¡Espera, que saco un ageing!

El décimo punto deldecálogo+ de la gestión de créditonos indica que tenemos que (no “debemos”) realizar un control periódico del cumplimiento de vencimientos de cobro, tanto a nivel de cartera como de manera individual (análisis de antigüedad de deuda, o “ageing”).  Si estás en el 0,5% de las empresas en España que lo hace, no hace falta que sigas leyendo si no te apetece.  Ahora bien, si estás en ese otro 99,5%…, ¡prepárate para una lectura que puede resultar dura (pero será esclarecedora)!

Resumen:  La gran mayoría de las empresas españolas tienen la buena intención de controlar el cobro de sus facturas y lograr que los clientes cumplan los términos pactados.  En principio, tienen estrategias para la gestión de las facturas individuales, pero no realizan apenas control sobre el conjunto de las cuentas a cobrar.  Esto deja la puerta abierta al descontrol generalizado y el resultado suele ser que acaben con más deuda vencida de lo que se creen, con el consiguiente lastre para la liquidez inmediata.

Desarrollo:  Lo apunté ya en el “reto“.  ¡Cuántas veces habré oído lo de la “excepción”, “la crisis”, “un error lo tiene cualquiera”…!  Lo que quieras, pero el problema de la deuda vencida descontrolada tiene remedio y no tiene sentido dejar la situación sin solución.

Me refiero a que la mayoría de las empresas no son capaces de sacar un análisis de antigüedad de sus cuentas a cobrar (un “ageing”, conforme el anglicismo, que usaré de aquí en adelante, por economía).  La pena es que es un informe de gestión básico que produce cualquier paquete informático.  La oportunidad está en que la falta es fácil de resolver, precisamente porque es un informe ampliamente empleado en todo el mundo.  Y vale la pena ponerle solución, porque el beneficio será importante.

Un ageing no es más que la suma de todas las deudas pendientes de las cuentas a cobrar, ordenadas y agrupadas por cliente, y segmentadas por franjas de antigüedad de días vencida la deuda.  No es lo mismo que una previsión de tesorería, que mira hacia el futuro, para saber cuándo podemos esperar recibir ingresos.  Se trata de controlar lo que dejamos de ingresar y cuánto hace de ello.  Lo cómodo es disponer del informe en Excel, para que podamos trabajarlo a gusto, sacar conclusiones y actuar en consecuencia.  En cada fila tendremos un deudor distinto y en las columnas tendremos, por ejemplo, el saldo total, el saldo sin vencer, y luego el saldo vencido en distintos tramos.  Unos tramos típicos de saldo vencido serían “1-30 días”, “30-60 días”, “60-90 días”, “90-120 días” y “+120 días”, por ejemplo.

No obstante, es importante que los tramos de antigüedad se adapten a tu negocio y que aporten más detalle, si cabe, y no menos.  Si algo tenemos que haber aprendido de esta crisis, es que la desinformación es mortal para nuestros propios intereses.  Así que es mejor no hacer trampas al solitariosaca un informe que “desnuda” y no que “disfraza”.  En general, será interesante que los tramos coincidan con los hitos de cobro y recobro de tu política y procedimiento de gestión.  De esta forma, será más fácil conciliar los datos del ageing con la situación específica de cada factura vencida.

Realizar un control periódico del ageing, al menos una vez al mes, es importante por varios motivos, tal como expuse hace tiempo en el “reto“:

  • Siempre hay expedientes que “se cuelan por las rendijas” o se quedan “en tierra de nadie”.  Por el motivo que sea, no se solucionan y, por el motivo que sea, se escapan del control de gestión por factura que llevamos.  Todos estos expedientes misteriosos aparecerán en el ageing, porque no se han cobrado.  En el momento que se identifiquen, puedes poner manos a la obra para resolverlos o, al menos, que “alguien” se responsabilice de ellos.
  • Nos permitirá llevar una gestión integral de los expedientes “excepcionales” y cuantificarlos.  En un momento determinado, este paso podría dar lugar a una delimitación de la cuantía de los expedientes excepcionales que nos permitimos, con independencia de si el resultado de los mismos es el adecuado.  (En todo caso, la medida de delimitación de “lo excepcional” se debería de entender como una buena práctica de gestión, no un “castigo”.  Por otro lado, muchos caso excepcionales similares, todos de éxito, podrían señalar la necesidad de modificar [no he dicho “relajar”] el procedimiento en algún sentido.)
  • Podremos ponernos objetivos respecto de los distintos parámetros de deuda vencida y comprobar si los vamos cumpliendo o no.
  • Así, el ageing nos servirá como herramienta de aviso temprano.  Si vemos que empezamos a deslizarnos fuera de las barreras que nos hemos marcado, podemos estudiar distintos remedios e implementarlos, antes de que se desmadre la situación (ojalá).  Por otro lado, si nuestro objetivo es mejorar determinados parámetros de gestión, podremos llevar un control de si lo estamos consiguiendo o no.  A su vez, nos permitirá determinar si hemos de seguir apretando según qué tuerca y estudiar cuales pueden ser los ajustes necesarios.
  • Si somos activos en varios sectores o tipologías de clientes, podemos agruparlos y hacer “benchmarking” entre ellos y/o determinar acciones para un determinado sector/tipología de cliente que empieza a demostrar un movimiento colectivo de mejora o de empeoramiento.
  • Si hacemos bien nuestro trabajo, es un documento interesante a discutir con bancos y aseguradoras de crédito.  Tenemos que tener claro que, una vez que lo enseñemos, siempre van a querer tenerlo…  La cuestión es que puede ser de gran ayuda para demostrar que el riesgo comercial que concedemos a los clientes está bien controlado y, en consecuencia, pueden considerarnos como mejor riesgo que nuestro vecino y/o competidor, que no tiene la capacidad ni transparencia para demostrar la calidad de su gestión.
  • Si para nuestro equipo comercial hemos introducido en el cálculo de su sueldo variable, objetivos de plazo medio de cobro o de deuda vencida, nos facilitará la objetividad del cálculo y que ellos mismos realicen un seguimiento de su situación, incluso colaborando para resolver los casos de deuda vencida.

Tal como apunté en el último post, hemos de decidir cómo contabilizar los aplazamientos que concedamos.  Si damos de baja el vencimiento original y contabilizamos el nuevo, es correcto, pero corremos el riesgo de “olvidarnos” de que la deuda que aparece como corriente, realmente sólo lo es a medias (y alguno dirá que no lo es en absoluto).  Es decir, puede ser muy correcto decir que contablemente la deuda es corriente, pero no es menos cierto que, desde un punto de vista de gestión de riesgo, el cliente no pagó en su fecha, con las consecuencias que ello conlleva, a efectos de nuestro procedimiento de gestión de crédito.

Lo que nos lleva a la solución alternativa, de dejar contabilizado el vencimiento original, para que siempre nos salte a la vista el deudor con su retraso.  De esta forma, será más difícil que nos olvidemos que está allí y/o que nos fallen los bloqueos automáticos que tengamos puestos.  Sin embargo, veo dos inconvenientes a esta solución:  1)  se nos afea el ageing de una manera que “algo” tiene de artificial y  2)  si tenemos avisos automáticos asociados a los vencimientos, por muy “en la cara” que tengamos siempre el expediente, corremos el riesgo de que se nos pasen los nuevos vencimientos de pago, aunque sólo sea por unos días.  ¿Me dices qué no puede pasar?  Espérate a agosto, combinado con una baja de cualquier tipo, y verás la que se puede armar…

En un mundo ideal (para la gestión de crédito…), nuestro ERP nos permitirá conservar tanto la fecha original de vencimiento como la(s) nueva(s), de forma que podamos sacar el ageing utilizando ambos métodos. 

Con el siguiente post, que publicaré en unos días, cerraremos el ciclo de los once puntos del “decálogo+ y te dejaré tranquilo durante unas semanas, mientras estoy de vacaciones.  Para prepararnos para este último post, cierro con una pregunta sobre la que me gustaría que reflexionaras, ¿cómo podemos emplear el ageing para ayudarnos a determinar los riesgos de crédito que queremos potenciar?


Facebook Twitter Pinterest Plusone Linkedin Digg Delicious Reddit Stumbleupon Tumblr Posterous Email